Årsmøtet har den øverste myndigheten i boligselskapet og er en viktig hendelse der viktige beslutninger som påvirker fellesskapet skal tas – og skal gjennomføres hvert år. Her finner du en rekke ting å huske på til årsmøtet.
Årsmøtet har den øverste myndigheten i boligselskapet og er en viktig hendelse der viktige beslutninger som påvirker fellesskapet skal tas. Det er en mulighet til å diskutere saker, ta avgjørelser og velge representanter til styret. Et vellykket årsmøte krever planlegging, klare prosedyrer og god gjennomføring. Her kan du lese noen forslag til hvordan du kan lykkes:
Årlig gjennomføring
Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni.
Planlegging og forberedelser
Start planleggingen av årsmøtet i god tid. Styret skal på forhånd varsle beboerne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet. Sett en dato og et tidspunkt som passer for de fleste beboerne, og send ut en skriftlig innkalling med tilhørende dokumentasjon og saksliste minst åtte og høyst tjue dager i forkant. Informer beboerne om møtestedet og eventuelle regler for deltakelse eller fullmakter.
Utarbeid en detaljert saksliste
Sørg for å utarbeide en detaljert saksliste som dekker alle relevante saker som skal diskuteres og avgjøres under generalforsamlingen/årsmøtet. Prioriter de viktigste sakene øverst på listen, og gi en kort beskrivelse av hver sak for å sikre klarhet og forståelse. Hvis mulig, inkluder også en tidsramme for hver sak for å holde møtet effektivt.
Det ordinære årsmøtet skal uansett behandle følgende:
- Behandle styrets eventuelle årsberetning.
- Behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår velge styremedlemmer.
- Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal senest en uke før ordinært årsmøte sendes ut til alle seksjonseiere med kjent adresse. Dokumentene skal dessuten være tilgjengelige i årsmøtet.
Velg en dyktig møteleder
En møteleder er ansvarlig for å lede årsmøtet og sikre at prosedyrene blir fulgt. Velg en person med erfaring og kunnskap om sameiets vedtekter og møteregler. Møtelederen skal være objektiv, lytte til deltakerne og oppmuntre til konstruktiv diskusjon. Det kan være en ekstern person.
Åpning av møtet
Møtelederen åpner årsmøtet ved å hilse velkommen, informere om møtets formål og redegjør for de formelle prosedyrene som skal følges. Dette inkluderer godkjenning av innkallingen, valg av referent og godkjenning av møteprotokoll fra forrige årsmøte.
Gjennomføring av sakene
Gå gjennom hver sak på sakslisten i henhold til den oppsatte tidsrammen. Gi en kort introduksjon til hver sak, og åpne for diskusjon blant deltakerne. Oppmuntre til en respektfull og saklig samtale, og gi alle mulighet til å komme med synspunkter og spørsmål. Ta avstemninger når det er nødvendig og sørg for at resultatene blir riktig registrert.
Valg av representanter til styret
Hvis det er nødvendig å velge representanter til styret, for eksempel styreleder eller styremedlemmer, bør det være en tydelig prosess for nominasjoner og avstemninger. Gi beboerne muligheten til å foreslå kandidater, og sørg for at alle er informert om kandidatene og deres kvalifikasjoner før avstemningen finner sted.
Oppsummering og avslutning
Møtelederen oppsummerer hovedpunktene fra generalforsamlingen/årsmøtet og gjennomgår de vedtatte beslutningene. Informer om neste trinn og eventuelle oppgaver eller oppfølging som skal gjøres etter møtet. Avslutt møtet ved å takke alle deltakerne for deres bidrag og engasjement.
Dokumentasjon og oppfølging
Etter generalforsamlingen/årsmøtet er det viktig å utarbeide en møteprotokoll som dokumenterer alle diskusjoner, avgjørelser og vedtak. Protokollen skal signeres av møtelederen og referenten, og gjøres tilgjengelig for alle beboere i henhold til sameiets retningslinjer. Følg opp med implementeringen av vedtatte beslutninger og informer beboerne om status og fremdrift.
Send oss en mail på post@viden.no og få tilsendt mal på innkalling til årsmøte og protokoll for årsmøte. Da er du klar for å avholde årsmøtet – lykke til!