En digital styreportal er en løsning som gir deg langt bedre oversikt enn en Facebook-gruppe. Her finner du en rekke grunner til å skaffe deg en styreportal.
En digital styreportal er en løsning som gir deg langt bedre oversikt enn en Facebook-gruppe. Ikke minst et større mulighetsrom når det gjelder organisering, informasjonsdeling og samhandling, ettersom styreportalen er spesialtilpasset drift av et boligselskap.
Her vil vi utforske fordelene med en digital styreportal og hvorfor det er et viktig verktøy for boligselskap (sameier og borettslag) som ønsker å drive effektivt og engasjere beboerne på en mer profesjonell og strukturert måte.
Sentralisert og organisert informasjon
En digital styreportal gir en sentral plass for all relevant informasjon. Styret kan enkelt legge ut dokumenter som sameiets vedtekter, referater fra styremøter, årsrapporter og andre viktige dokumenter. Dette sikrer at informasjonen er lett tilgjengelig for alle beboere til enhver tid, og eliminerer behovet for å lete etter spredte papirdokumenter eller informasjon i ulike kommunikasjonskanaler.
En styreportal muliggjør rask og effektiv kommunikasjon mellom styret og beboerne. Styret kan sende ut meldinger, kunngjøringer og varsler direkte gjennom portalen, og beboerne kan svare eller stille spørsmål. Dette forenkler kommunikasjonsflyten og sikrer at viktig informasjon når frem til alle beboere på en strukturert og organisert måte.
I tillegg vil man ha mulighet for å kommunisere med sin egen forretningsfører, om man har dette.
Brukervennlig og tilpasningsdyktig
En god digital styreportal er brukervennlig og kan tilpasses sameiets behov. Det bør være enkelt for både styret og beboerne å navigere og finne frem til ønsket informasjon. Portalen kan tilpasses med sameiets logo og farger, noe som gir en mer profesjonell og tilpasset opplevelse for brukerne.
Praktisk håndtering av dokumenter
En styreportal forenkler håndteringen av dokumenter. Styret kan laste opp og dele dokumenter som møteinnkallinger, protokoller, serviceavtaler, FDV-dokumentasjon osv. på en sikker måte. Beboerne kan enkelt få tilgang til disse dokumentene og eventuelt laste ned eller skrive dem ut ved behov. Dette sparer tid og ressurser som ellers ville blitt brukt på manuell distribusjon av papirdokumenter. Samtidig vil historikken være tilgjengelig for alle – både nåværende og fremtidige beboere.
Online booking og reservasjonssystemer
Noen digitale styreportaler tilbyr også funksjoner som online booking og reservasjonssystemer for fellesområder som vaskerom, møterom eller gjesteparkering. Dette gjør det enklere for beboere å reservere og administrere bruk av fellesfasiliteter, samtidig som det reduserer risikoen for dobbeltbooking eller konflikter.
Sikkerhet og personvern
En digital styreportal bør være sikker og ivareta personvernet til sameiets beboere. Velg derfor en portal som tilbyr sikker pålogging og beskyttelse av personlige opplysninger. Dette vil gi beboerne trygghet når de deler informasjon og kommuniserer gjennom plattformen.
Styret.com – Norges beste styreportal?
Velger du å bruke Viden sin digitale løsning vil alt du trenger for å drifte ditt bofellesskap være på plass. Du får din egen kontaktperson og hjelp til oppstart og utførelse. Én plass som samler:
- Styremøter og styresaker: innkallinger og protokoller
- Digitalt årsmøte/generalforsamling: innkalling, gjennomføring og protokoller
- Elektronisk signering av møteprotokoller
- HMS: Brann, elektrisitet osv.
- Oversikt over leverandører: serviceavtaler eller andre leverandøravtaler
- SMS, mail og spørreundersøkelser: direkte kommunikasjon fra styret til beboere
- Hjemmeside: oppdater beboerne
- Vedlikeholdsoversikt: når, hva, hvor og kostnad – alt samlet én plass.
- Plantegninger: full oversikt
- Person- og seksjonskort: hvem bor hvor ?
Uansett hvilken løsning du velger, velg en løsning som gagner flertallet av beboerne – både nåværende og fremtidige. Ved å dele raust og inkludere vil du bidra til et bedre boligselskap.