8 viktige ting å vite som styremedlem i et sameie

Dersom du er, eller skal bli, styremedlem eller styreleder i et sameie, er det greit å kjenne til ansvaret som medfølger. Det krever at du tilegner deg en del kunnskap. Oppgavene du skal gjennomføre kan føles komplekse, og jobben innebærer at du må ta stilling til en rekke ulike spørsmål og ønsker fra beboere.

Heldigvis trenger det ikke være så vanskelig, tross alt! Med riktig tilnærming, grunnleggende kunnskap og støtte kan du møte disse utfordringene med selvtillit og letthet. Med dette blogginnlegget håper vi å kunne hjelpe deg med nettopp det.

For det første er det greit å vite at alle eierseksjonssameier reguleres av Eierseksjonsloven. Her finner du en hel lov dedikert til å sikre interessene til både eierseksjonssameiet som fellesskap, de enkelte seksjonseierne, brukerne, utbyggerne og samfunnet når et eierseksjonssameie opprettes og skal driftes.

Vi har satt sammen en liste med de viktigste tingene du bør ha kontroll på, uansett om du er uten erfaring, eller vært engasjert i styreverv i mange år.

#1: Dere må ha vedtekter
Med loven i mente (§27), skal alle eierseksjonssameier ha vedtekter som seksjonseierne må forholde seg til. Vedtekter skaper klarhet og forutsigbarhet for alle involverte, fungerer som rammer ved eventuelle uenigheter og gir generelt god struktur.

Utkast til vedtekter vedlegges normalt i salgsprospektet, men med mulighet for endring frem til stiftelsesmøte. I forbindelse med seksjonering av bolig er vedtekter et vedlegg i seksjoneringssøknaden.

Vedtektene bør inneholde regler om sameieres rettigheter og plikter, samt driften av og ansvarsfordeling i sameiet. For at den fremtidige driften og forvaltningen av sameiet skal være best mulig er det derfor viktig at sameierne spesialtilpasser vedtektene. Dette for å unngå fallgruver som kan skape både støy og ubehag for styret og beboere.

Har du noen gode forslag til vedtektsendringer, som gagner alle, så kan dette tas opp på årsmøte. Husk at styret i eierseksjonssameier ikke har rettigheten til å endre eller beslutte vedtekter – det er krav om minst to tredjedels flertall av avgitt stemmer på årsmøte med unntak av noen tilfeller.

Her kan du lese enda mer om dette: https://viden.no/hva-er-vedtekter-for-sameie-og-nar-utarbeides-de/

#2: Personlig straffe- og erstatningsansvar

Som styremedlem i et sameie kan du holdes personlig ansvarlig for skade på sameiet som følge av feil beslutning eller handlinger. Men frykt ikke! Er du klar over dine plikter, følger vedtektene, lover og konsulter juridisk ekspertise ved eventuelle behov, unngår du erstatningskrav.

Det er heldigvis ikke verre enn at du sørger for å ha dokumentasjon og rutiner i orden. Med mindre du opptrer uaktsomt skal det mye til for å bli holdt erstatningsansvarlig.

#3: Vedlikeholdsplikt

Vedlikehold er en av nøklene til et harmonisk og bekymringsfritt sameieliv. Sameiet skal holde utvendige og innvendige fellesarealer, inkludert bygningen og felles installasjoner, forsvarlig ved like. Vedlikeholdet skal utføres slik at skader på fellesarealene og de enkelte bruksenhetene forebygges, og slik at seksjonseierne slipper ulemper.

Vedlikeholdsplikten omfatter alt som ikke faller inn under den enkelte seksjonseierens vedlikeholdsplikt (§ 32). Vedlikeholdsplikten omfatter også reparasjon og utskifting når det er nødvendig, og utbedring av tilfeldige skader.

Et av våre viktigste tips er å alltid budsjettere med både faste, fremtidige og uforutsette vedlikehold når dere fastsetter felleskostnader. Dette er det mange som glemmer og da er det ekstra kjipt den dagen noe går i stykker. Hos oss er det mulig å inngå vedlikeholdsavtaler som sørger for at alt går som smurt, år etter år.

#4: Du må føre «tilstrekkelige regnskap»

Visste du at alle sameier er pålagt å føre «ordentlig og tilstrekkelig regnskap»?

Hva dette innebærer varierer fra små til større sameier. Sameier med 21 eller flere seksjoner skal føre regnskap etter regnskapslovens bestemmelser og ha godkjent revisor.

Sameier med tyve eller færre seksjoner har ikke plikt til å ha revisor, men på årsmøtet kan du med et flertall vedta at sameiet skal ha en revisor. Uten revisor skal du fremdeles føre ordentlig og tilstrekkelig regnskap. Det betyr i hovedsak at styret skal legge frem regnskapet for det forrige kalenderåret på det ordinære årsmøtet, og kunne vise frem billag til alle regninger, kostnader og inntekter.

Vi anbefaler å digitalisere regnskapsføringen så godt det lar seg gjøre.

#5: Styreportal og kommunikasjon 

Loven sier at styret bestemmer hvordan meldinger og lignende gis til seksjonseierne. Du har blant annet seksjonseierne som reserverer seg mot å motta meldinger elektronisk – disse må også ivaretas. Meldinger skal uansett gis på en betryggende og hensiktsmessig måte.

I Viden tilbyr vi kundene våre det vi mener er Norges beste styreportal, på nett, for å samle all informasjon én plass og forenkle hverdagen som styreleder, styremedlem og beboer.

#6: Du må ha årlig møte

Årsmøtet har den øverste myndigheten i sameiet, og skal holdes hvert år innen utgangen av juni.

Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet. Styret innkaller årsmøtet med et varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager. Innkallingen skjer skriftlig. Innkallingen skal tydelig angi de sakene årsmøtet skal behandle.

Det ordinære årsmøtet skal uansett behandle følgende:

• Styrets eventuelle årsberetning.
• Velge styremedlemmer.
• Eventuelt godkjenne styrets regnskap for foregående kalenderår.

Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal senest en uke før ordinært årsmøte sendes ut til alle seksjonseiere med kjent adresse. Dokumentene skal dessuten være tilgjengelige i årsmøtet.

Møtelederen har ansvar for at det føres protokoll over alle saker som behandles, og alle beslutninger som tas på årsmøtet. Møtelederen og minst én seksjonseier som utpekes av årsmøtet blant dem som deltar, skal signere protokollen. Protokollen skal til enhver tid holdes tilgjengelig for seksjonseierne.

Et flertall på årsmøtet kan ikke ta beslutninger som er egnet til å gi noen seksjonseiere eller utenforstående en urimelig fordel på andre seksjonseieres bekostning.

#7: Lønn for styrearbeid er skattepliktig

Husk at hvis du får lønn for styrearbeid er denne lønnen skattepliktig og skal føres på selvangivelsen.

#8: Forretningsfører

Årsmøtet kan med vanlig flertall beslutte at sameiet skal ha en forretningsfører. Forretningsførsel strekker seg langt utover regnskapsføring. Mangler sameiet kunnskap, eller ønsker å bruke tiden på annet? Overlat det til oss! Vi kan hjelpe dere med følgende:

• Økonomi

Vi fikser både budsjett, regnskap, betaling av fakturaer og innkreving av fellesutgifter.

• Rådgivning

Lurer du på noe angående forvaltning? Da gir vi deg råd på det du ønsker å utføre selv.

• Bistand

Få hjelp til å gjennomføre årsmøter/generalforsamling og god oversikt over vedlikehold, vaktmestere og serviceavtaler.

• Kontaktperson

Vi kan være din kontaktperson overfor det offentlige og myndigheter, samt besvare henvendelser fra beboere.

Å sitte i styret i et sameie kan være krevende, men med kunnskap om disse punktene vil du være bedre rustet til å gjøre det beste for beboerne, og unngå å sette sameiet i kniper. Ta deg tid til å sette deg inn i regelverket og sørg for at styret fungerer – eller ta kontakt for å få en hjelpende hånd.